Opublikuj zdjęcie: Latające koperty | © Gerd Altmann na Pixabay
Już w połowie lat 1990. większość dorosłych w świecie zachodnim prawdopodobnie miała własne konto e-mail, co nigdy nie było zamierzone przez pierwotnych programistów. Obecnie użytkownicy najczęściej dostają te konta od swojego pracodawcy lub firmy telekomunikacyjnej, niektórzy, zwłaszcza młodsi, po prostu korzystają z ofert internetowych i zanim się zorientujesz, masz więcej własnych kont e-mail, niż faktycznie możesz użyć mądrze.
Zwłaszcza osoby obeznane z Internetem bardzo szybko wykorzystały również własne domeny, a tym samym własne konta e-mail, iw ten sposób ogromnie wzbogaciły świat poczty elektronicznej. Istnieją również serwisy oferujące użytkownikom tymczasowe adresy e-mail na każdą okazję.
Ale nie o to w ogóle chodzi w tym artykule, chodzi o to, w jaki sposób poczta e-mail była od samego początku nadużywana poprzez coraz większe wykorzystywanie kont e-mail i programów do zarządzania pocztą e-mail i jej archiwizacji, co dziś prowadzi nawet do tego, że niektórzy dostawcy oferują dodatkowe usługi, takie jak automatyczne i rzekomo „prawnie” poprawne „wieczne” przechowywanie wszystkich otrzymanych i wysłanych wiadomości e-mail — co skutkuje jedynie ogromnym marnotrawstwem zasobów i energii.
Jednocześnie należy pamiętać, co robiło się z otrzymywanymi listami, telegramami czy faksami — i być może nadal to robi. Bardzo niewielu z nas opracowało system archiwizacji w tym celu i utrzymuje go przez lata. To głównie listy miłosne znikały w szufladach i sprawiały, że spadkobiercy się uśmiechali dekady później. Niektóre z tych zebranych listów trafiły nawet do archiwów literackich, jak np. w Marbach am Neckar.
Dlaczego więc chcesz lub musisz zapisywać każdą wysłaną lub otrzymaną wiadomość e-mail — niektóre zapisują nawet nigdy nie wysłane wersje robocze — w skrzynce odbiorczej już dziś i zapisywać ją na wieczność? 2 GB przestrzeni dyskowej zarezerwowanej dla zwykłej skrzynki pocztowej już ledwo wystarcza, a obecnie rezerwowana przestrzeń dyskowa znacznie przekracza wszelkie możliwe miary. Powodem tego może być to, że wiele osób używa swoich programów pocztowych jako mlecznych świń składających jaja i pod tym względem nie ma żadnych skrupułów przed przechowywaniem i przekazywaniem swoich bardzo osobistych danych lub innych tajemnic i własnych pomysłów, nie wspominając o tajemnicach handlowych .
Tak łatwo byłoby sprawdzić trafność wysłanych i otrzymanych e-maili oraz, jeśli to konieczne, jako osobny plik w jednym pudełko na notatki lub innym odpowiednim miejscu do przechowywania. A jeśli masz odwagę od razu usunąć nieistotne e-maile, może się zdarzyć, że Twoja własna praca będzie mogła być wykonywana w znacznie bardziej zrelaksowany, a przede wszystkim lepiej zorganizowany sposób. Jestem głęboko przekonany, że przy odpowiednim zarządzaniu danymi osobowymi, własną pracę można wykonywać znacznie wydajniej i ostatecznie efektywniej. Ta mała sztuczka zaoszczędzi Ci również jednego lub drugiego konsultanta i zakupu niezliczonych książek o zarządzaniu lub kursów online.
„Będziesz dużo pisać. Zrób to dobrze. Rozmowy telefoniczne i hangouty nie są skalowane. Spotkanie twarzą w twarz jest drogie dla grup rozproszonych, a zatem rzadkie. Narzędzia czasu rzeczywistego, takie jak IRC i Slack, działają na szkodę osób w strefach czasowych mniejszości. Dlatego w społeczności internetowej Twoim głównym sposobem komunikowania się będzie prawdopodobnie poczta e-mail. Co oznacza, że musisz być w tym dobry. Poświęć trochę czasu na pisanie uważnie, w pełni i precyzyjnie. A ponieważ tekst będzie tak bardzo ważny dla twojej komunikacji, zastanów się nad bardziej jednoznacznym wysyłaniem sygnałów emocjonalnych, niż mógłbyś być inaczej. ("Jestem szczęśliwy...", "To smutne...", "Jestem wdzięczny.")."
Sue Gardner, Mały przewodnik po pracy ze społecznościami internetowymi (21 marca 2016)
